公司的財務部門，關於選擇內部與外部處理財務的會計師應該要注意那些事，94%的經營者欠缺稽核與查證機制都會犯的錯，該如何預防與改善？
所謂的四大會計師事務所，並非是唯一的選擇。原因是即使是大型會計師事務所，仍會有違反營業秘密法，將公司客戶重要的資訊給帶出，轉至道下一家業者。以求得更優厚的報酬與薪資。因此針對選擇會計師這一件事，便是經營者非常重要的課題與識人能力。根據會計師的選擇，小編在前一篇已經有針對這個問題具體說明。而本篇是針對公司財務會計部門在選擇應聘進來的會計人員後，應該要如何做相關得內控與稽核查證得機制。而這個機制94%的中小企業都可能在經營時犯下同樣的錯誤。
公司的財務部門，該選內部還是外部會計？
在上一篇文章中，我們曾經談過一個很重要，卻經常被經營者誤判的問題，很多中小企業主，一談到財務、稅務、帳務與簽證，第一個反應就是，「是不是一定要找四大會計師事務所？」彷彿只要掛上大型事務所的招牌，專業、誠信與安全就會自然附著在公司身上。但是四大會計師事務所成本高，在經營營業額還不是很高的情況之下，相關的費用就讓經營上顯得吃力。而真正做過生意的人都知道，會計師這個事情從來不是這麼簡單。
所謂的四大會計師事務所，確實有其制度、規模、專業分工與品牌背書，對大型企業、跨國公司、上市櫃公司來說，更有其功能與必要性。然而，四大從來都不是中小企業唯一的選擇，更不是所有企業都適合的選擇。
原因很簡單，企業經營從來不是只看名片與招牌，而是看這個人、這個團隊、這個制度，是否真的理解你的產業、尊重你的商業機密、能否長期穩定合作，以及是否有足夠的職業倫理與責任感。這才是真正重要的。
更現實地說，即使是大型會計師事務所，也不代表完全沒有風險。人會流動，主管會跳槽，資料會接觸，制度會有死角。今天一位接觸過你公司帳務結構、成本結構、供應商關係、資金安排與營業模式的人，明天若因更高薪資、更好的職位而流向其他競爭體系，這些原本應受保護的營業資訊，就可能成為企業最脆弱的傷口。所以，真正重要的從來不是「四大」或「非四大」這麼表面的分類，而是你有沒有能力辨識人、辨識制度、辨識風險。而這一篇，我們要談的，正是更深一層、也更危險的一件事，當公司已經聘請了內部會計、財務主管，甚至同時委外給外部記帳、報稅、簽證顧問後，經營者該如何建立真正有效的內控、稽核與查證機制?
因為比外部人進入公司更可怕的，從來不是陌生人，而是那位你信任多年、看似忠誠、熟悉你所有流程的自己人。讓我來看看以下這則真實的四大會計師案件。
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其實外部的會計師並不可怕，可怕的是自己培養出來與信任的資深職員，利用職務之便侵佔公司財務與金錢，才是所有中小企業主甚至是上市公司需要注意與防範的。
因為真正讓公司出事的，往往不是不熟的人，而是太熟的人
許多中小企業主在經營初期，最常犯的一種錯誤，就是把「信任」誤當成「制度」。公司剛成立時，人少、事少、資源有限，老闆往往親力親為。誰負責出納、誰負責請款、誰負責登帳、誰負責報稅，老闆心裡都清楚。但當公司開始成長，業務增加，門店變多，員工數擴張，採購與金流變得複雜，老闆就會開始把很多事往下交辦。
這本來沒有問題。問題出在於，很多經營者在交權的同時，卻沒有同步建立監督機制。
於是最常見的場景就出現了
- 老闆認為某位資深會計跟了公司很多年，做事穩，個性安靜，所以帳可以讓她全權處理。
- 老闆認為財務主管是自己一手培養上來的人，很懂公司，所以付款、調帳、對帳、請款流程都交給他。
- 老闆認為外部會計師每年都會看帳簽證，所以內部帳務應該不會有太大問題。
- 老闆認為只要公司有報稅、有做財報，就表示財務管理是正常的。
這些想法表面上合理，實際上卻是很多企業災難的開端。並且當中有非常多的漏洞與陷阱出現。因為一間公司最危險的，不是有人不懂財務；而是有人太懂財務，卻沒有人查他。懂歸懂但是有否分權的明確責任機制。這就要公司一組織規模來建立了。而一位熟悉系統、熟悉流程、熟悉供應商、熟悉老闆脾氣的資深財務人員，如果同時掌握了請款、付款、記帳、對帳、憑證整理、發票核對，甚至銀行往來與網銀權限，那麼他幾乎就等於掌握了公司的血液循環系統。而一旦這個人產生貪念，或與外部人串聯，或長期利用時間差、資訊差與老闆的信任進行操作，企業往往不是少賠一點，而是直到某一天資金鏈斷裂、稅務異常、現金流對不上，才猛然發現原來問題早已存在多年。
所以，經營者第一個要建立的觀念是公司財務不能只靠忠誠維持，而必須靠制度約束。制度不是為了懷疑好人，而是為了防止任何人有機會變壞。讓我們來看看以下這個經典的案例。就是中小企業老闆太相信會計師，而全權授權給他，結果演變成公司被掏空的窘境。
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內部會計與外部會計，各自的優點與風險
很多經營者常問，到底財務應該放在公司內部處理，還是外包給外部會計、記帳士或會計師事務所比較好？答案不是二選一，而是要看企業的規模、複雜度、交易型態與風險承受能力。
1. 內部會計的優點
內部會計最大的好處，在於熟悉公司日常運作。他了解你的採購節奏、客戶帳期、供應商習慣、報銷模式、人事薪資結構，也能快速回應部門需求。對需要即時成本控制、日常付款安排、內部報表製作、管理分析的企業來說，內部會計幾乎是必要的。但內部會計最大的風險也在這裡，因為太貼近公司核心，所以一旦缺乏監督，也最容易形成資訊壟斷。而且管錢的誘惑大，管帳的知道公司收益究竟賺多少錢。如果兩個都是同一人，你可以想像風險會有多麼的巨大。
2. 外部會計的優點
外部會計師、記帳士、財稅顧問的優點，在於第三方視角。他們不直接介入公司內部的人情與派系，也較熟悉法規、申報與合規要求。對小型企業而言，委外能節省固定人力成本，也能借助外部專業補足內部不足。但外部最大的風險在於：他們看到的通常是「你交出去的資料」，而不是公司每天實際發生的全部真相。換句話說，如果公司內部已經有人動了手腳，而外部顧問收到的是整理過、篩選過、延後過的資料，那麼外部專業也可能只能在有限資訊裡做有限判斷。而且最大的問題就是，四大會計師事務所長年都替上市櫃公司來做財報，時間與報酬相對較高。一般來說都不會對中小企業的規模有多大的建議與幫助。甚至是可能會因為成本與效益不高，而果斷拒絕你公司的帳務業務。因為他的想法是，我們的會計事項的帳務價錢，中小企業通常付不起，也付不了那麼多錢與經費。
因此在態度上，往往給人高高在上，難以親近的感覺就是這個原因。
真正讓公司步上軌道成熟的做法
對多數中小企業來說，最穩健的方式往往不是完全偏內部，也不是完全偏外部，而是：
內部負責日常執行，外部負責定期檢核；
內部負責流程運轉，外部負責獨立視角；
內部提供即時資訊，外部提供制度修正與專業把關。
也就是說，企業要的不是把責任丟出去，而是讓不同角色彼此制衡、彼此驗證。如果都是同一人就有可能發生以下的神鬼女會計的事件，涉嫌私吞公款，並且偽造帳冊等。讓中小企業得不償失。
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多數經營者真正犯的最大錯誤，不是找錯會計，而是沒有查證機制
很多企業主把問題想得太簡單，以為出事是因為「那個會計人不好」、「那個財務主管品德不好」、「那個外部顧問不可靠」。這些都可能是原因，但通常不是根本原因。根本原因往往是，整個公司從來沒有建立可持續、可追溯、可交叉驗證的稽核機制。這才是絕大多數企業真正的共同盲點。或許有的人會說，公司有導入ERP系統。但是常常忘記了，會計系統也是需要人來操作的。若沒有分權，就容易發生弊端。
以下幾種錯誤，是中小企業最常見、也最致命的問題。
錯誤一，同一個人包辦請款、付款、記帳、對帳
這是最危險的結構。因為只要一個人同時掌握「錢怎麼出去」與「帳怎麼寫進去」，他就有能力製造虛假一致。表面上流程很順，實際上沒有任何相互牽制。且公司的相關銀行印鑑與存摺都在一個人的手上保管，這是十分危險的。
錯誤二：老闆只看結果，不看過程
很多老闆只在意月底有沒有報表、年度有沒有報稅、戶頭裡還有沒有錢。甚至更有老闆根本就不懂帳，公司到了年底才知道公司究竟有沒有賺錢 ? 要繳多少稅 ? 錢夠不夠用 ? 還能週轉多久 ? 等等經營情況都不清楚。所以老闆真正該看的，是這些數字怎麼來、誰核准、誰覆核、誰留痕、誰抽查。並且每月甚至是每週能否清楚的知道目前經營的盈虧情況。以利增加週轉率與提早規劃和銀行進行專案貸款等作業。
錯誤三：憑證存在，但無人比對真實性
很多公司有發票、有請款單、有付款紀錄，但這不代表它是真的。簡單來說就是拿需假發票來與會計請款。真正要查的是，這筆支出是否真的發生在公司相關業務上？還是這是私人的費用拿來報公帳 ? 請款的供應商是否真有這家公司？有否主管簽核與查驗後再確認放款。公司訂購的貨物是否真的到貨？有無國際INVOICE發票還有海關的報關紀錄與繳稅單 ? 請款價格與匯款銀行是否有臨時變動與異常？ 來請款的公司收款銀行帳戶是否與合約一致還是有臨時變更？
錯誤四：對資深員工完全不設防
很多老闆會說，「她跟我十年了，不可能。」別考驗人性，問題就在這裡。企業最大的財務風險，往往不是新進人員，而是長期掌握流程、取得充分信任、知道哪些地方不會被查的資深員工。
錯誤五：以為外部簽證等於內部安全
外部會計師簽證、申報、查核，有其功能，但不能取代公司日常內控。很多經營者以為「外面會計師都有在看」，於是放鬆警戒。但若內部資料從源頭就被操控，外部只能看到被整理後的表面。因此每月的經營情況身為老闆的您是否有每月定時查核與確認公司經營狀況 ?
錯誤六：不做突擊抽查，只做形式盤點
內控最怕變成演戲。若每次盤點都預先通知，每次查帳都固定時間，每次抽查都只是例行表格，那麼真正有問題的人早就學會如何應付。金融業往往有個不承文的規定，就是輪調與休假。目的是讓弊端發生的機會減少，金融業讓員工輪調不同的營業單位。並且處理新環境的熟悉業務。由於客戶都有地緣性，因此金融從業人員與客戶的關係與利益也將分開。而休假更是稽核的最好時機，透過員工休假，相關IT部門便可以查驗該電腦是否有安裝不適當的軟體與處理客戶的相關資料與流程是否有異常情況。可以說電腦的操作和負責區分後的相關金融業務，都會被檢視的一覽無遺。讓我們來看看以上的錯誤真實發生的商業案例。該老闆差一點連替公司賺錢的工廠都白白送人拿不回來的經典神鬼女會計師案例。
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經營者最該建立的，不是更嚴厲，而是更聰明的財務制度
一個成熟的財務制度，不是讓大家每天提心吊膽，也不是把公司搞成警察局。真正高明的制度，是讓正常做事的人感到清楚、公平、有效率；讓想鑽漏洞的人知道「做不到」或「很快會被發現」。以下是中小企業最值得建立的幾個核心機制供其他中小企業老闆們參考。
1. 權責分離至少三個環節不能由同一人掌握
請款、付款、記帳、對帳、銀行操作、發票保管，這些職能不能集中在同一人手上。再小的公司，也要盡量做到最低限度的分工。如果人力有限，老闆本人就必須親自介入部分覆核。
2. 銀行帳戶與網銀權限分級管理
不要讓單一財務人員同時掌握登入、轉帳、覆核、憑證留存全部權限。應設置雙重授權，並保留操作紀錄。尤其對大額付款，更應建立「申請—核准—覆核—執行—回報」流程。
3. 每月做一次管理報表交叉檢查
不要只看會計報表，也要看營運報表。例如業績增加，但現金流為何下降？採購增加，但庫存為何沒有同步成長？某供應商金額持續提高，但實際合作量是否合理？管理報表與財務報表若長期對不起來，就代表內部可能有結構性問題。週轉金與銀行存款是否真實對帳可以驗證 ? 這些都是非常重要的環節。
4. 建立供應商與收款帳戶驗證制度
新增供應商不能只靠財務登錄，要有採購、主管或老闆交叉確認。供應商變更匯款帳戶時，更應有第二道驗證，避免假供應商、假帳戶、內神通外鬼。並且最重要的是透過第三方查證來驗證是否變更的銀行帳戶是真實存在的。必要時以合約上所提供的銀行帳戶為由而拒絕變更。
5. 憑證數位化，但原始文件不能失控
數位化能提升效率，但不能讓原始憑證失去追溯能力。每一筆付款、每一張發票、每一份合約，都要能回到原始文件與實際業務事實。
6. 定期輪調與強制休假
這是很多企業忽略，卻非常有效的方法。一個人若長年不休假、不願交接、不願別人碰他手上的帳，表面看起來很敬業，實際上可能是在維持某種不可見人的穩定結構。讓關鍵財務人員輪調、休假、交接，是一種非常重要的風險管理。這也是金融業經常用的內控內稽的一個查核方式。
7. 導入外部獨立抽查，而非只有年度報稅
外部專業不應只在報稅季出現。企業可以依規模安排季查、半年度抽查或專案查核，讓外部第三方不只是做申報，而是真正參與制度檢視。最重要的是透過外部的獨立抽查與檢核，可以知曉目前內部會計有哪些疏失與漏洞，可以補強與進行流程上的修正。
身為老闆本人要看得懂三件事
不是要老闆去做會計，而是至少要懂三件事
第一，公司的錢怎麼流。
第二，誰有權決定錢怎麼流。
第三，怎麼知道這些流程沒有被人利用。
老闆若完全不懂，最後一定會被報表牽著走。
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會計財務制度，選人比選制度更重要，但經營事業制度比信任更可靠
很多經營者很會看業務，很會看市場，很會看客戶，卻不一定會看財務人。但財務人與業務人不同。業務做不好，可能是業績差；財務人若品格不穩、心術不正、邊界感不足，可能直接傷到公司的根。嚴重時甚至影響公司經營。因此，在聘任內部財務或選擇外部會計時，除了專業能力之外，更要看以下幾件事：
第一，看他的界線感
真正成熟的財務人，不會過度好奇不屬於自己該知道的事，也不會把接觸到的公司資訊當成人脈資本。而界線感差的人，往往就是未來營業秘密外流的高風險來源。小編的主管曾經透漏一個真實故事，就是公司請了一個人資主管來針對面試與人士相關事宜來做該職位的事物。但是該人資主管卻相當好奇公司業務單位與會計單位的財務情況。任職到最後，其實就是不信任公司，覺得不知道拿不拿的到公司的豐厚薪資。因此到最後沒有融入公司的組織文化與融入環境最終離職。
第二，看他的紀錄與細節習慣
一個習慣把事情留痕、把流程寫清楚、把憑證整理完整的人，通常風險較低。而小編的主管也曾經透漏過一個曾經擔任過財務主管的財務長，雖然身居高職位，卻屢次霸凌年輕新進同仁。而自己本身對於會計上的紀錄與細節習慣卻完完全全不在乎，甚至罔顧公司請款流程，要求先開支票給對方，再請對方開立發票給公司之荒誕事。最後對方廠商反悔遲遲不給發票，而該名財務長卻逃避本身的責任，最終由老闆出面，親自要回發票來給公司記帳。因此最危險的是那種「都在我腦袋裡」、「你相信我就好」的人。尤其是不遵守公司會計財務流程的會計部門的人，無論是新近還是主管都必須嚴格遵守公司規範。
第三，看他是否抗拒被查
真正專業的人，不會害怕制度。因為制度是保護公司，也保護他自己。只有有問題的人，才會把查核當作冒犯。因此老闆們不要害怕，就稽核對方吧。只要是合理合法的內控制度與內稽流程都是公司必須要建立的制度與公司文化。不要光聽負責財會的同事怎麼說，而是不得不重視實際的現實情況與制度上可能會發生之漏洞。來進行不斷改善。企業才能經營長久。
第四，看他對利益誘惑的態度
很多風險，不是能力不足，而是價值觀鬆動。如果一個財務人對灰色操作習以為常，對便宜行事沒有警覺，對「反正很多公司都這樣」抱持認同，那麼這種人再有經驗，都不能放在關鍵位置。
中小企業老闆要成為真正成熟的老闆，不是什麼都親自做，而是知道哪些事一定要親自盯
企業做到最後，拼的不是苦勞，而是判斷力。而財務管理這件事，最考驗的正是經營者的判斷力。
你不一定要自己做帳，你不一定要自己報稅，你不一定要自己看懂每一張帳務分錄，但你一定要知道，誰在做、怎麼做、誰能查、出了問題往哪裡追。而且重要的是誰負責 ? 誰簽字 ? 誰查核 ? 有否紀錄與日期 ? 這才是真正的管理。
很多公司出事之後，老闆最常講的一句話是：「我那麼信任他。」但商業世界很殘酷的一點是，信任從來不能代替驗證。越重要的人，越要被制度保護；越關鍵的位置，越不能只靠感情維繫。因為制度不是對人的不信任，而是對企業生命線的尊重。
比請到好會計更重要的，是讓壞事無法發生
說到底，公司的財務部門，不論是內部會計、外部會計師、記帳士，還是財務主管，真正的重點從來不只是「找對人」，而是「讓制度不依賴單一人」。四大不是唯一選擇，名氣也不是絕對保障。真正有價值的專業，來自於能力、操守、穩定度、保密意識，以及是否能被制度化地驗證。而中小企業最常犯的錯，不是沒有聘請專業人士，而是誤以為把財務這件事交出去之後，就以為自己可以放心不管。事實上，財務越專業，老闆越要有基本的監督能力；財務越資深，制度越要到位；公司越成長，稽核與查證就越不能停留在口頭與信任。
真正可怕的，不是聘請外部人士擔任公司的會計；真正可怕的，是自己多年培養、深信不疑的資深職員，利用你給他的授權、方便與信任，慢慢侵蝕公司的資產，而你卻直到太晚才發現。所以，一位成熟的經營者，應該把這句話記在心裡，財務制度不是用來懷疑人，而是用來防止人性。公司不是因為有好人才能長久，而是因為有制度，才能在好人離開、壞人出現時，依然活得下去。
當你開始這樣思考，你才是真正跨進了經營的深水區。因為你終於明白，企業治理從來不是「誰值得信任」這麼簡單，而是「即使有人起了歪念，公司是否依然有能力保護自己」。這，才是中小企業主最該學的一門課。也是所有公司財務部門，最不能再忽略的核心課題。願看到這裡的老闆們都能永續經營，促使公司越做越強，卻做規模越大。
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